Faktura proforma – co to jest i jak wystawić z niej fakturę VAT
Faktura proforma to dokument informacyjny, który zapowiada planowaną transakcję i wskazuje kwotę do zapłaty, ale nie jest dowodem księgowym. Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie trafia do ewidencji ani do KSeF – służy przede wszystkim jako oferta lub informacja o należnej płatności. Gdy klient ureguluje należność, na jej podstawie można wystawić właściwą fakturę VAT.
Faktura proforma – co to jest?
Faktura proforma to dokument wystawiany kontrahentowi, by poinformować go o szczegółach transakcji i planowanej płatności. Bywa traktowana jako oferta, propozycja współpracy albo nieformalne przypomnienie o zapłacie. To po prostu wstępna wersja faktury, która pokazuje odbiorcy, czego będzie dotyczyć docelowy dokument.
Proforma nie jest dowodem księgowym. Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, nie podlega zaksięgowaniu i nie stanowi podstawy do roszczeń wobec odbiorcy.
Czym proforma różni się od faktury VAT?
Wizualnie prawie niczym. Faktura proforma zawiera te same podstawowe elementy co zwykła faktura:
- odpowiedni tytuł, datę, numer i termin wykonania usługi lub sprzedaży,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy,
- przedmiot transakcji i jego cenę, wartość netto, wysokość podatku oraz wartość brutto,
- termin płatności.
Najważniejszą różnicą jest nazwa i charakter dokumentu – termin płatności wskazany na proformie nie jest wiążący, a sam dokument nie wpływa na rozliczenia podatkowe ani raporty sprzedaży.
Kiedy i po co wystawia się proformę?
Proformę wystawia się najczęściej przed dokonaniem płatności – gdy chcesz przedstawić klientowi warunki transakcji, poprosić o przedpłatę lub przekazać informacje potrzebne do wykonania przelewu. Dla odbiorcy to wygodny sposób, aby poznać szczegóły zamówienia i sprawdzić, jak będzie wyglądać ostateczna faktura. Ponieważ proforma sama w sobie nie jest dokumentem księgowym, można wykorzystać ją na etapie poprzedzającym właściwą sprzedaż.
Czy fakturę proforma trzeba księgować?
Nie. Proforma nie jest dokumentem księgowym, dlatego nie ujmuje się jej w ewidencji przychodów ani w rozliczeniu VAT. Faktura proforma nie trafia również do KSeF. Obowiązek podatkowy powstaje dopiero w związku z właściwą transakcją lub – zależnie od sytuacji – z chwilą otrzymania zapłaty. Możesz więc wysłać proformę jeszcze przed finalizacją sprzedaży bez ujmowania jej w bieżących rozliczeniach z urzędem skarbowym.
Jak wystawić proformę?
Proces wystawienia proformy jest bardzo podobny do przygotowania zwykłej faktury. Uzupełniasz dane stron, dodajesz pozycje i kwoty, a jako typ dokumentu wybierasz „proforma”. W większości programów do fakturowania korzystasz przy tym z podobnego formularza jak w przypadku faktury VAT, dlatego cały proces zajmuje tylko chwilę.
Jeśli chcesz wystawić fakturę VAT na podstawie proformy, nie musisz ponownie wpisywać wszystkich danych. W Fakturowni wystarczy otworzyć podgląd proformy i kliknąć „Wystaw fakturę VAT”, a formularz zostanie automatycznie uzupełniony danymi z proformy. To wygodne rozwiązanie szczególnie dla firm, które często rozliczają transakcje poprzedzone przedpłatą.
