Podpis kwalifikowany a podpis zaufany – czym się różnią i kiedy ich użyć?

Coraz więcej spraw zarówno urzędowych, jak i biznesowych załatwiamy dziś całkowicie online, bez wychodzenia z domu czy biura. Wraz z tą zmianą rośnie znaczenie podpisów elektronicznych, które umożliwiają legalne i bezpieczne potwierdzanie tożsamości oraz składanie wiążących oświadczeń woli. W praktyce najczęściej korzysta się z dwóch rozwiązań: podpisu zaufanego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Choć oba są podpisem elektronicznym, różnią się zakresem użycia, mocą prawną i technicznymi wymaganiami. Sprawdź, który z nich będzie odpowiedni w Twoim przypadku i jak podpisać dokument bez błędów.

Choć oba podpisy spełniają funkcję autoryzowania dokumentów elektronicznych, różnią się zakresem zastosowań, poziomem bezpieczeństwa oraz akceptowalnością prawną. Zrozumienie tych różnic ma szczególne znaczenie w kontekście obowiązujących przepisów i praktyki urzędowej. W poniższym artykule przyglądamy się obu rozwiązaniom i sprawdzamy, czym różni się podpis kwalifikowany od zaufanego, w jakich sytuacjach należy ich używać oraz jakie narzędzia warto wykorzystać, aby podpisać dokument poprawnie i zgodnie z wymogami prawa.

Podpis zaufany – wygodny w kontaktach z urzędami

Podpis zaufany to bezpłatne narzędzie powiązane z profilem zaufanym, które pozwala złożyć oświadczenie woli w sposób cyfrowy. Działa online i nie wymaga instalacji żadnych urządzeń ani specjalistycznych certyfikatów. Co ważne, podpisem zaufanym możesz podpisać m.in. wnioski do ZUS, pisma do urzędów, a nawet zgłoszenia do CEIDG.

W przypadku dokumentów składanych do podmiotów administracji publicznej, wykorzystanie podpisu zaufanego dopuszczalne jest w większości sytuacji. Np. podpis zaufany złożony w przypadku sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS jest ważny, o ile nie są to dokumenty wymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie może on jednak w wielu przypadkach zastąpić podpisu własnoręcznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – kiedy użyć podpisu kwalifikowanego?

Podpis kwalifikowany to zaawansowane narzędzie, które posiada moc prawną podobną do podpisu własnoręcznego. Można go wykorzystać również w relacjach z kontrahentami, w biznesie i sytuacjach prawnych, gdzie forma dokumentowa zdefiniowana przez prawo wymaga silnego uwierzytelnienia.

Aby korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, potrzebne jest specjalne urządzenie (np. token lub karta) oraz certyfikat od certyfikowanego dostawcy podpisu. Taki podpis przyda się m.in., gdy trzeba podpisać sprawozdanie finansowe, złożyć dokument do krajowego rejestru sądowego lub podpisać umowę handlową.

Podpisz dokument elektronicznie – zastosowanie w praktyce

• Jeśli chcesz szybko podpisać dokument podpisem zaufanym, np. wniosek do urzędu, profil zaufany w zupełności wystarczy.

• W przypadku dokumentów o charakterze prywatnym każdorazowo należy ocenić, czy złożone podpisy elektroniczne będą wystarczające np. przy wewnętrznych oświadczeniach woli.

• Gdy jednak chcesz, aby podpisany dokument miał moc prawną równą odręcznemu podpisowi, sięgnij po kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po podpisaniu dokumentu warto sprawdzić jego autentyczność. Wystarczy sprawdzić dokument za pomocą odpowiedniego narzędzia online lub dedykowanego oprogramowania. Wówczas można zobaczyć status podpisu, datę złożenia oraz czy podpis został złożony certyfikatem ważnym w chwili autoryzacji. Warto pamiętać, aby za każdym razem wykorzystywać wiarygodne źródło informacji. 

Gdzie zapisać dokumenty? I jak je bezpiecznie przechowywać?

Po zakończeniu procesu można zapisać podpisany dokument na komputerze lub dysku zewnętrznym. Warto przy tym pamiętać, że należy go przechowywać w sposób bezpieczny, najlepiej w zaszyfrowanym folderze lub na nośniku z hasłem. Jeśli używasz platformy do podpisywania online, zwykle po podpisaniu możesz pobrać plik, który następnie można archiwizować lub przesłać dalej.

W razie potrzeby użytkownik może również dodać kolejny plik. Wiele platform pozwala na opcję dodawania kolejnego podpisu, dzięki czemu możliwe jest podpisywanie wieloetapowe (np. przez kilka osób).

Jak sprawdzić, czy dokument PDF został podpisany poprawnie?

Jak sprawdzić podpisany dokument elektroniczny? Jeśli masz wątpliwości, zawsze możesz wczytać dokument elektroniczny do programu służącego do weryfikacji podpisów elektronicznych. W przypadku dokumentów podpisanych, takich jak umowy czy sprawozdania, warto również zobaczyć podpisany dokument i upewnić się, czy nie brakuje żadnych elementów.

Niektóre systemy automatycznie potwierdzają, że dokument zostanie poprawnie dodany, ale jeśli korzystasz z ręcznego systemu przesyłania np. w kontaktach z KRS, konieczne może być również okazanie dokumentu tożsamości lub potwierdzenie podpisu przez stronę trzecią.

Nie każdy podpis działa tak samo

Wybór między podpisem zaufanym a kwalifikowanym podpisem elektronicznym zależy od celu, rodzaju dokumentu i oczekiwanej mocy prawnej. Podpis zaufany to szybkie i bezpłatne rozwiązanie do kontaktów z administracją, natomiast podpisu kwalifikowanego potrzebujesz tam, gdzie wymagana jest pełna autoryzacja np. w umowach, dokumentach sądowych czy podpisach wieloosobowych.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak łatwo i bezpiecznie podpisać dokument z użyciem obu metod, możesz skorzystać z narzędzi, które pozwalają zarówno podpisać dokument elektronicznie, jak i sprawdzić dokument pod kątem poprawności.

UDOSTĘPNIJ

Tweetnij